Open je email proactief

Open je email proactief

In het afhandelen van je email kan veel tijd gaan zitten. Vooral wanneer we het vooraan zetten in ons takenpakket.
Je kunt met je email echter zowel reactief als proactief omgaan. En dat is een groot verschil.
Bij reactief is het eerste wat je ’s morgens doet je mail openen en staat je emailprogramma de hele dag open zodat je telkens snel kunt antwoorden. Je reageert meteen op wat binnenkomt.
Het voordeel is dat iedereen meteen antwoord krijgt en daar ook op rekent. Je komt betrouwbaar over. Het nadeel is dat je meer geleefd wordt door je mail. Je beantwoordt ook mails die zichzelf oplossen of waar anderen mee bezig zijn. Je wordt vaak onderbroken en grote of wezenlijke taken zullen langer op uitvoer wachten. Je raakt er ook gestrest van.

Proactief betekent dat je de email standaard uit hebt staan. Zo krijg je geen pop-ups meer die jouw aandacht vragen. Dat werkt een stuk kalmer.
Je maakt zelf de keuze wanneer je op een geschikt moment het emailprogramma opent.
Vervolgens, nog voordat je gaat kijken, bedenk je wat je zelf wilt doen. Deze e-mails verstuur je het eerst. Dan kijk je naar de binnengekomen berichten.
Die welke je meteen kunt beantwoorden, handel je af. Mails die onbelangrijk zijn, delete je.
Mails waarbij je het antwoord nog niet zo goed weet, of die om extra aandacht vragen, lees je goed maar laat je nog even sudderen. Ze krijgen een vlaggetje in mijn programma.
Die dubbele actie is belangrijk: goed lezen, en laten rusten.
Dan sluit je het programma.

De volgende keer dat je de e-mail opent, weet je waarschijnlijk al wat je wilt met deze ‘suddermails’. Je onbewuste is er ondertussen mee bezig geweest, ook al merk je daar bewust niets van.  Wat je wel merkt, is dat het antwoord je ondertussen helder is geworden. Je kunt nu deze als eerst beantwoorden.
Zo blijf je proactief.

Om op deze manier met je mail om te gaan, kan binnen een organisatie een gewoonte verandering betekenen. Men is gewend dat iedereen voortdurend bereikbaar is. 
Als een vraag echter echt urgent is, zijn er nog andere wegen. Je kunt bellen of even langs gaan.
Het grote voordeel van proactief met je email omgaan, is dat belangrijke taken voorop komen te staan en je er met meer rust aan kunt werken. Dat geeft voldoening en ook grotere effectiviteit.

4 Reactie's
  • marianne debets
    Geplaatst op 11:56h, 24 september Beantwoorden

    dank voor de praktische en vooral ook zinvolle tips, ze zijn kort en krachtig

  • Yvonne Lelyveld
    Geplaatst op 13:50h, 24 september Beantwoorden

    Goede tip! die van die suddermails. Dat ga ik zeker uitproberen.
    Bedankt, Yvonne

  • Hester van der Putte
    Geplaatst op 15:18h, 24 september Beantwoorden

    Gewoon een reactie op de foto: wat mooi om de appels van Samaya te zien waarvan de bomen in bloei stonden toen we er in maart de workshop Tijdsurfen hadden! Zo gaat de tijd voort…

  • Marie
    Geplaatst op 12:29h, 25 september Beantwoorden

    Beste Paul,
    dank maar weer voor je phantastisch onderhoud van ons bestaan.
    Ik ga maar gauw een cursus uitzoeken voor me om in dat mooie klooster te komen!
    Marie

Geef een reactie

Gratis videoles ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’

Ben jij vaak druk en loop je achter de dingen aan?
Ontvang dan deze gratis videoles plus een aantal basisaanwijzingen om op een soepele manier je tijd en taken te beheren. Ook krijg je elke dinsdag de Wekelijkse Inspiratie met een tip hoe je stress kunt verminderden en meer vanuit rust kunt leven.
GRATIS LES
Meld je aan en je ontvangt de proefles direct in je mail.
close-link