Tips voor vergaderingen en overleg

Al vanaf mijn jeugd heb ik een grondige afkeer van vergaderen en als het maar even kan probeer ik het te vermijden. Dit zijn de redenen die ik daar voor mijzelf bij bedenk:
Vergaderingen duren zo lang en zijn vaak saai. De meeste deelnemers zijn passief aan het duimendraaien of krabbeltekeningetjes aan het maken. Of zijn vooral bezig met het maken van flauwe grapjes.
Er wordt een lijstje afgewerkt, de eerste drie punten duren al eeuwig en dan moet je er nog vier. Terwijl alleen punt 6 voor jou van belang is.
Er ontstaan ellenlange discussies, waar steeds meer deelnemers zich in gaan mengen, ook degenen die helemaal niets met dit punt te maken hebben, waardoor de discussies nog langer duren.
Als er dan eindelijk gestemd wordt, is de uitslag voor de minderheid super onbevredigend.

Deep Democraty
Ik ben dus blij met alle mogelijkheden om een overleg leuker, efficiënter en beter te maken. Door een uitnodiging van een vriendin ontdekte ik de methodes van ‘Deep Democraty’. Sindsdien gebruik ik er werkvormen uit om te inventariseren wat er leeft in een groep of om na een workshop met z’n allen te evalueren. Deze vormen van overleg zijn niet saai maar juist leuk en spannend.

Share and Dump
Een van de werkvormen die ik vaak gebruik heet ‘Share and Dump’. Je gaat met de groep in een cirkel staan. Iemand mag het woord nemen door een stap vooruit te doen. Dan deelt diegene iets met de groep (share) of hij wil iets kwijt (dump). Er wordt niet over gediscussieerd, je hoeft het niet eens te zijn met elkaar. Alle meningen zijn welkom. Het gaat er levendig aan toe want als iemand het net zo beleeft als de spreker, laat hij dat zien door een stap vooruit te doen. Het bijzondere van Deep Democraty is dat het ook de mening van de minderheid naar voren brengt. Vandaar het woord ‘Deep’. In de besluitvorming wordt geprobeerd de mening van de minderheid te integreren, zodat iedereen kan meegaan.

Enkele cijfers over vergaderen
Momenteel geef ik trainingen ‘Stressvrij werken met Tijdsurfen’ voor de overheid. Meer dan 100 medewerkers van het Ministerie van Veiligheid en Justitie hebben actief leren Tijdsurfen, hoe mooi is dat! Een van de punten die ik daar tegenkwam was, dat men zoveel overleg heeft. Hoe kun je nu Tijdsurfen als veel tijd van je dag bestaat uit overleg? Enkele cijfers:
• In sommige beroepsgroepen gaat meer dan de helft van de tijd op aan vergaderen.
• 50% van de mensen vindt vergaderen de grootste tijdsverspilling van het werk.
• Driekwart van de mensen voert ondertussen andere werkzaamheden uit

Tips voor overleg en vergaderen
Dit bracht mij ertoe de volgende aanbevelingen te geven voor vergaderen.
1. Spreek gezamenlijk met je team of organisatie tijdsblokken af, waarin geen overleg plaats vindt.
2. Drie uur overleg op een dag zou echt het maximale dienen te zijn.
3. Laat een overleg 45 min duren i.p.v. een uur of 25 min. i.p.v. een half uur. Dat maakt dat er ruimte zit tussen een overleg en de volgende activiteit. Je kunt dan voor jezelf vaststellen wat je hebt opgestoken en wat de actiepunten zijn. Ook kun je even tot jezelf komen en je voorbereiden op het volgende wat je gaat doen.
4. Als je een uitnodiging ontvangt, stel dan de vraag: ‘Heeft dit overleg nut voor mij?’
Er zijn drie redenen waarom een overleg zinvol kan zijn:
– Je komt iets halen (je hebt een beslissing nodig)
– Je komt iets brengen (je komt jouw kennis of ervaring brengen)
– Je komt helpen (je begeleid de meeting)
5. Als jij de meeting organiseert, nodig dan gericht diegenen uit voor wie het zinvol is erbij te zijn i.p.v. te verwachten dat iedereen sowieso aanwezig is. Geef daarbij de reden aan: ik wil graag dat je erbij bent omdat …
6. Probeer de vergadering strak te leiden. Wanneer er extra punten bij komen, parkeer deze dan naar het einde van de vergadering of naar een volgende keer toe.

Heb jij ook tips hoe je overleg aangenamer, effectiever of beter kunt maken? Deel ze dan onder deze inspiratie.